Häufig gestellte Fragen (SSS) – Externer Datenschutzbeauftragter

1. Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein Fachmann, der dafür verantwortlich ist, dass ein Unternehmen alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt. Er sorgt dafür, dass personenbezogene Daten im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften verarbeitet werden und schützt so sowohl die Rechte der betroffenen Personen als auch das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen. Der externe Datenschutzbeauftragte ist unabhängig und handelt ausschließlich im Interesse des Datenschutzes, ohne dabei in den operativen Betrieb des Unternehmens einzugreifen.

2. Warum sollte ich einen externen Datenschutzbeauftragten beauftragen?

Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten hat mehrere Vorteile:

• Fachliche Expertise: Datenschutz ist ein komplexes und ständig sich änderndes Rechtsgebiet. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt tiefgehende Fachkenntnisse mit.

• Kostenersparnis: Im Vergleich zur Einstellung eines internen Mitarbeiters bietet ein externer Datenschutzbeauftragter eine kostengünstige Lösung, da Sie nur für die tatsächlich erbrachten Leistungen zahlen.

• Unabhängigkeit: Als externer Berater handelt der Datenschutzbeauftragte unabhängig und objektiv, was für die Qualität der Beratung von Vorteil ist.

• Risikominimierung: Ein externer Datenschutzbeauftragter hilft Ihnen, datenschutzrechtliche Risiken zu minimieren und mögliche Bußgelder zu vermeiden.

3. Welche Aufgaben hat ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten umfassen eine Vielzahl von Tätigkeiten:

• Beratung und Schulung: Schulung der Mitarbeiter zu Datenschutzthemen und Beratung zur Implementierung datenschutzrechtlicher Maßnahmen.

• Überwachung der Einhaltung der DSGVO: Der Datenschutzbeauftragte stellt sicher, dass alle Prozesse im Unternehmen DSGVO-konform sind.

• Erstellung von Datenschutzrichtlinien und -dokumentationen: Der Datenschutzbeauftragte erstellt Richtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Daten und führt regelmäßige Audits durch.

• Überprüfung von Verträgen: Sicherstellung, dass alle Verträge mit Dritten, die personenbezogene Daten verarbeiten, datenschutzkonform sind.

• Ansprechpartner für betroffene Personen: Der

  

  Datenschutzbeauftragte fungiert als Kontaktstelle für Betroffene, die von einer Datenschutzverletzung betroffen sind oder Auskunft über ihre Daten verlangen.

4. Ist ein externer Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben?

Ja, nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen viele Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen. Insbesondere, wenn:

• Die Haupttätigkeit des Unternehmens in der regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen besteht.

• Das Unternehmen sensible Daten in großem Umfang verarbeitet, wie etwa Gesundheitsdaten oder Daten über die rassische und ethnische Herkunft.

Es gibt jedoch auch Ausnahmen. Kleinere Unternehmen, die keine sensiblen Daten verarbeiten, können unter bestimmten Umständen von der Verpflichtung befreit sein.

5. Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Umfang der benötigten Dienstleistungen. Generell hängt der Preis von folgenden Faktoren ab:

• Unternehmensgröße: Große Unternehmen haben in der Regel komplexere Datenschutzanforderungen als kleinere Firmen.

• Leistungsumfang: Ob der Datenschutzbeauftragte nur Beratungsleistungen oder auch laufende Überwachung und Schulungen anbietet.

• Vertragslaufzeit: Langfristige Verträge können oft zu einem günstigeren Preis führen.

Der Preis für die monatliche Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten kann zwischen 500 und 3.000 Euro pro Monat liegen, abhängig von den spezifischen Anforderungen.

6. Was passiert, wenn mein Unternehmen die DSGVO nicht einhält?

Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu erheblichen Strafen führen. Diese reichen von Verwarnungen bis hin zu hohen Geldstrafen. Je nach Schwere der Verstöße können Unternehmen mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % ihres weltweiten Jahresumsatzes rechnen. Darüber hinaus kann das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner stark beeinträchtigt werden, was langfristige Auswirkungen auf das Unternehmen haben könnte.

7. Welche Rechte haben betroffene Personen unter der DSGVO?

Die DSGVO gewährt betroffenen Personen eine Reihe von Rechten, darunter:

• Recht auf Auskunft: Personen haben das Recht, zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind.

• Recht auf Berichtigung: Personen können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Unter bestimmten Umständen können Personen die Löschung ihrer Daten verlangen.

• Recht auf Widerspruch: Personen können der Verarbeitung ihrer Daten widersprechen, wenn keine zwingenden berechtigten Gründe vorliegen.

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Personen können verlangen, dass ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt werden.

8. Was sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören unter anderem:

• Name, Adresse, Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• Geburtsdatum

• Finanzinformationen

• Standortdaten

• IP-Adressen und Cookies

9. Was sind sensible personenbezogene Daten?

Sensible personenbezogene Daten sind Informationen, die besonders schützenswert sind und deren Verarbeitung strengen Regeln unterliegt. Dazu gehören:

• Gesundheitsdaten

• Daten zur ethnischen Herkunft oder Rasse

• Politische Meinungen

• Religiöse oder philosophische Überzeugungen

• Gewerkschaftszugehörigkeit

• Genetische und biometrische Daten

10. Was ist ein Datenschutz-Audit?

Ein Datenschutz-Audit ist eine umfassende Überprüfung der Datenschutzpraktiken und -prozesse eines Unternehmens. Ziel ist es, Schwachstellen zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Datenschutzvorgaben eingehalten werden. Ein Audit umfasst:

• Die Untersuchung der aktuellen Datenschutzrichtlinien.

• Die Bewertung der Datenverarbeitungstätigkeiten.

• Die Überprüfung von Verträgen mit Drittanbietern.

• Die Beurteilung der Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten.

11. Was ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)?

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist eine systematische Analyse der möglichen Auswirkungen einer Datenverarbeitung auf den Datenschutz. Sie ist erforderlich, wenn eine Verarbeitung von Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen darstellt. Eine DSFA hilft dabei, Risiken zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren.

12. Wie implementiert man Datenschutz im Unternehmen?

Die Implementierung von Datenschutz in einem Unternehmen umfasst mehrere Schritte:

• Erhebung und Kategorisierung von Daten: Zunächst müssen alle personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, erfasst und kategorisiert werden.

• Erstellung von Datenschutzrichtlinien: Es müssen klare Richtlinien für den Umgang mit Daten entwickelt werden.

• Schulung der Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter müssen in den Umgang mit personenbezogenen Daten und Datenschutzbestimmungen geschult werden.

• Regelmäßige Audits und Kontrollen: Es ist wichtig, regelmäßig Audits und Datenschutzprüfungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Vorschriften eingehalten werden.

13. Was ist ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?

Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist eine detaillierte Liste aller Datenverarbeitungstätigkeiten, die in einem Unternehmen durchgeführt werden. Es enthält Informationen wie:

• Zweck der Verarbeitung

• Kategorien von personenbezogenen Daten

• Empfänger der Daten

• Sicherheitsmaßnahmen

14. Was muss ich tun, wenn eine Datenschutzverletzung auftritt?

Wenn eine Datenschutzverletzung auftritt, müssen Unternehmen umgehend handeln. Die Schritte beinhalten:

• Benachrichtigung der Aufsichtsbehörde: In der Regel muss die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der Verletzung informiert werden.

• Benachrichtigung der betroffenen Personen: Wenn die Verletzung ein hohes Risiko für die betroffenen Personen darstellt, müssen diese ebenfalls informiert werden.

• Ermittlung der Ursache: Es muss untersucht werden, wie die Datenschutzverletzung entstanden ist und welche Daten betroffen sind.

15. Was ist eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA)?

Eine Datenverarbeitungsvereinbarung ist ein Vertrag, der zwischen einem Unternehmen und einem Drittanbieter abgeschlossen wird, wenn letzterer personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens verarbeitet. Sie regelt die Bedingungen der Datenverarbeitung und stellt sicher, dass der Drittanbieter alle DSGVO-Vorgaben einhält.

16. Welche Sicherheitsvorkehrungen muss ein Unternehmen treffen, um personenbezogene Daten zu schützen?

Um personenbezogene Daten zu schützen, muss ein Unternehmen eine Vielzahl von Sicherheitsvorkehrungen treffen, darunter:

• Technische Sicherheitsmaßnahmen: Dazu gehören Verschlüsselung, Firewalls, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

• Organisatorische Sicherheitsmaßnahmen: Hierzu zählt die Schulung der Mitarbeiter, das Einführen von Datenschutzrichtlinien und die Implementierung eines Notfallplans bei Datenschutzverletzungen.

• Physische Sicherheitsmaßnahmen: Der Schutz von Daten in Papierform oder auf Servern durch physische Sicherheitsmaßnahmen wie Zugangskontrollen und Videoüberwachung.

• Datensicherung: Regelmäßige Backups von Daten, um im Falle eines Verlustes oder einer Beschädigung eine schnelle Wiederherstellung zu ermöglichen.

17. Was muss ein Unternehmen tun, um die DSGVO einzuhalten?

Um die DSGVO einzuhalten, sollte ein Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

• Datenschutzrichtlinien erstellen: Klare Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten aufstellen.

• Datenschutzbeauftragten benennen: Einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten bestimmen.

• Datenverarbeitungsverzeichnisse führen: Eine detaillierte Auflistung aller Verarbeitungstätigkeiten erstellen.

• Schulung der Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter müssen in den Grundlagen des Datenschutzes geschult werden.

• Sicherheitsvorkehrungen treffen: Notwendige technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umsetzen.

18. Was ist eine Datenpanne und wie sollte sie behandelt werden?

Eine Datenpanne tritt auf, wenn personenbezogene Daten unbeabsichtigt oder unrechtmäßig zerstört, verloren, verändert oder unbefugten Dritten zugänglich gemacht werden. In einem solchen Fall sollte das Unternehmen sofort folgende Schritte unternehmen:

• Unverzügliche Benachrichtigung der Aufsichtsbehörde: Die zuständige Datenschutzbehörde muss innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der Panne informiert werden.

• Benachrichtigung der betroffenen Personen: Wenn die Panne ein hohes Risiko für die Rechte der betroffenen Personen darstellt, müssen diese informiert werden.

• Untersuchung der Ursache: Das Unternehmen sollte die Ursachen der Panne ermitteln und Maßnahmen ergreifen, um zukünftige Vorfälle zu verhindern.

19. Was bedeutet „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“?

„Privacy by Design“ und „Privacy by Default“ sind Prinzipien der DSGVO, die darauf abzielen, den Datenschutz von Anfang an zu integrieren und ihn zu einem Standard für alle Verarbeitungsprozesse zu machen:

• Privacy by Design: Datenschutz muss schon bei der Entwicklung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen berücksichtigt werden.

• Privacy by Default: Bei der Datenverarbeitung sollen nur die notwendigsten Daten erhoben und verarbeitet werden. Der Datenschutz muss die Voreinstellungen in Systemen bestimmen.

20. Was sind Auftragsverarbeiter und welche Rolle spielen sie?

Ein Auftragsverarbeiter ist ein externes Unternehmen, das personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet. Der Verantwortliche bleibt jedoch für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben verantwortlich. Auftragsverarbeiter müssen durch eine Datenverarbeitungsvereinbarung verpflichtet werden, die DSGVO einzuhalten.

21. Wie kann ich sicherstellen, dass meine Website DSGVO-konform ist?

Um sicherzustellen, dass Ihre Website DSGVO-konform ist, sollten Sie folgende Maßnahmen ergreifen:

• Datenschutzerklärung: Eine transparente Datenschutzerklärung bereitstellen, die die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erläutert.

• Cookies: Wenn Ihre Website Cookies verwendet, müssen Sie die Zustimmung der Benutzer einholen und sie über die Verwendung informieren.

• SSL-Verschlüsselung: Ihre Website sollte eine sichere Verbindung durch SSL-Verschlüsselung (https://) bieten, um die Daten der Benutzer zu schützen.

• Zugriff auf Daten: Den Benutzern die Möglichkeit geben, ihre Daten einzusehen, zu ändern oder zu löschen.

• Datenminimierung: Nur die Daten erheben, die für den vorgesehenen Zweck unbedingt erforderlich sind.

22. Was ist eine Einwilligungserklärung und wann ist sie erforderlich?

Eine Einwilligungserklärung ist die Zustimmung einer betroffenen Person zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Sie ist insbesondere dann erforderlich, wenn keine andere rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung vorliegt, wie etwa ein Vertrag oder eine gesetzliche Verpflichtung. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und unmissverständlich sein.

23. Was bedeutet der Begriff „Verantwortlicher“ im Kontext der DSGVO?

Der „Verantwortliche“ ist die natürliche oder juristische Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. In der Regel ist das das Unternehmen oder die Organisation, die die Daten sammelt und verarbeitet.

24. Welche Anforderungen gibt es an den internationalen Datentransfer?

Der internationale Datentransfer bezieht sich auf die Übertragung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Der Transfer darf nur erfolgen, wenn:

• Das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bietet.

• Eine spezielle Genehmigung der Aufsichtsbehörde vorliegt.

• Standardvertragsklauseln oder Binding Corporate Rules (BCRs) genutzt werden.

25. Was ist der Unterschied zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten?

Der wesentliche Unterschied zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten liegt in der Anstellung und der Unabhängigkeit:

• Interner Datenschutzbeauftragter: Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Mitarbeiter des Unternehmens, der für den Datenschutz verantwortlich ist.

• Externer Datenschutzbeauftragter: Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein unabhängiger Dienstleister, der auf Datenschutzberatung und -management spezialisiert ist. Unternehmen, die keinen internen Datenschutzbeauftragten einstellen möchten, entscheiden sich oft für einen externen, um Expertise und Flexibilität zu erhalten.