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Externer Datenschutzbeauftragter: Ihr Schlüssel zur GDPR-Konformität

Warum externe Datenschutzbeauftragte für Unternehmen unverzichtbar sind

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet viele Unternehmen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Doch statt eine interne Lösung mit hohem Schulungsaufwand und Interessenskonflikten zu wählen, setzen immer mehr mittelständische Unternehmen auf externe Datenschutzbeauftragte. Diese bieten spezialisierte Fachkenntnisse, sofortige Einsatzfähigkeit und rechtliche Absicherung – und sind damit ein zentraler Baustein für DSGVO-Konformität und nachhaltiges Vertrauen bei Kunden und Partnern.

Was macht ein externer Datenschutzbeauftragter konkret?

Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt sämtliche Aufgaben gemäß Art. 39 DSGVO:

• Unterrichtung und Beratung der Geschäftsführung und Mitarbeiter in allen Fragen rund um den Datenschutz.
• Überwachung der Einhaltung der DSGVO, des BDSG sowie unternehmensinterner Datenschutzvorgaben.
• Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen gemäß Art. 35 DSGVO.
• Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde und erste Kontaktstelle bei datenschutzrechtlichen Anfragen.
• Dokumentation von Verfahren und technischen sowie organisatorischen Maßnahmen (TOMs).

Hinzu kommen praxisnahe Aufgaben wie Schulungen, Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen (AV-Verträge) oder die datenschutzkonforme Einführung von Softwarelösungen.

Für wen ist ein externer Datenschutzbeauftragter verpflichtend?

Gemäß § 38 BDSG ist ein Datenschutzbeauftragter unter anderem dann zu benennen, wenn:

• mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind,
• Verarbeitungsvorgänge vorgenommen werden, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen,
• personenbezogene Daten geschäftsmäßig übermittelt oder verarbeitet werden.

Unabhängig von der Pflicht kann auch eine freiwillige Bestellung strategisch sinnvoll sein – etwa zur Risikominimierung oder für das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten gegenüber internen Lösungen

• Kostentransparenz: Klare monatliche Pauschalen oder projektbezogene Abrechnung – ohne versteckte Kosten.
• Fachliche Expertise: Externe DSBs sind hochspezialisiert und verfügen über aktuelles Wissen aus Gesetzgebung, Rechtsprechung und Aufsichtspraxis.
• Ressourcenschonung: Keine aufwendige interne Ausbildung oder Zertifizierung notwendig.
• Objektivität: Keine Interessenskonflikte wie sie etwa bei IT-Leitern oder Personalverantwortlichen auftreten könnten.
• Schnelle Einsatzbereitschaft: Externe DSBs sind in der Regel sofort verfügbar und bringen erprobte Prozesse mit.

Rechtssicherheit und Haftungsreduzierung

Die DSGVO verlangt nachweisbare Datenschutzmaßnahmen. Ein externer Datenschutzbeauftragter dokumentiert und kontrolliert Prozesse, wodurch Unternehmen gegenüber Aufsichtsbehörden besser abgesichert sind. Zudem kann ein professioneller DSB helfen, Bußgelder und Imageschäden zu vermeiden. Besonders wichtig: Die Bestellung eines externen Experten signalisiert Compliance-Bewusstsein – ein zunehmend relevanter Faktor in Lieferketten und B2B-Beziehungen.

Praxisbeispiel: Datenschutz-Audit bei einem mittelständischen Maschinenbauer

Ein Unternehmen mit rund 80 Mitarbeitenden hatte bislang keinen strukturierten Datenschutz. Nach einem ersten Audit durch den externen DSB wurde u. a. folgendes umgesetzt:

• Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
• Überprüfung und Neuabschluss aller AV-Verträge
• Einführung eines standardisierten Rechtekonzepts für Microsoft 365
• Schulung aller Mitarbeitenden zum Datenschutz
• Beratung bei der Einführung einer neuen HR-Software inkl. Datenschutz-Folgenabschätzung

Fazit: Innerhalb von drei Monaten war das Unternehmen datenschutzkonform aufgestellt – mit deutlich verbessertem Risikomanagement und dokumentierter Rechenschaftspflicht.

Externer Datenschutzbeauftragter und Microsoft 365 – ein Dauerbrenner

Ein häufiges Thema in der Praxis ist die datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365. Die Konfiguration von Telemetrie, OneDrive-Synchronisation, Teams-Kommunikation und rollenbasierter Zugriff erfordert fundiertes technisches und rechtliches Know-how. Externe Datenschutzbeauftragte bringen dieses Wissen mit und begleiten Unternehmen bei der Umsetzung empfohlener Maßnahmen der DSK (Datenschutzkonferenz).

Weitere Informationen: DSK-Stellungnahme zu Microsoft 365 (PDF)

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Umfang der Betreuung. Üblich sind monatliche Pauschalen zwischen 400 € und 1.500 €, abhängig von den Anforderungen. Wichtig ist, dass die Leistungen transparent definiert und vertraglich geregelt sind – inklusive Reaktionszeiten, Berichtspflichten und Schulungsumfang.

Checkliste: Wann lohnt sich ein externer Datenschutzbeauftragter?

• Sie haben keine internen Ressourcen für den Datenschutz.
• Sie benötigen kurzfristig DSGVO-Konformität (z. B. bei Kundenanfragen).
• Sie möchten Datenschutz nicht als Nebenaufgabe, sondern professionell umsetzen.
• Sie nutzen cloudbasierte Systeme wie Microsoft 365, Salesforce oder DATEV.
• Sie wollen interne Interessenskonflikte vermeiden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ein IT-Leiter auch Datenschutzbeauftragter sein?

In der Regel nicht empfehlenswert. Die Aufsichtsbehörden weisen regelmäßig darauf hin, dass Interessenskonflikte bestehen, wenn Personen über Systeme wachen sollen, die sie selbst administrieren.

Muss ein externer Datenschutzbeauftragter vor Ort sein?

Nein, viele Aufgaben lassen sich effizient per Videokonferenz, E-Mail und Telefon erledigen. Vor-Ort-Termine können ergänzend vereinbart werden, z. B. für Audits oder Schulungen.

Wie lange dauert es, ein Datenschutzmanagement aufzubauen?

Je nach Ausgangslage zwischen vier Wochen und drei Monaten. Ein erfahrener externer DSB bringt praxiserprobte Templates und Prozesse mit, was die Umsetzung deutlich beschleunigt.

Wie läuft die Zusammenarbeit konkret ab?

Nach einem Initialaudit erfolgt die priorisierte Abarbeitung offener Maßnahmen. Regeltermine sorgen für Fortschritt, alle Schritte werden dokumentiert. Schulungen, AV-Verträge, VVT und TOMs gehören zur Basisbetreuung.