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37 DSGVO: Deine Pflichten als Verantwortlicher

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das zentrale Rechtsinstrument der EU, das den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen soll. Sie gilt für alle Unternehmen und Organisationen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, und stellt klare Anforderungen an die Verantwortlichen. In diesem Artikel werden die wesentlichen Pflichten beschrieben, die sich aus Artikel 37 der DSGVO ergeben, und erläutert, wie du sicherstellen kannst, dass dein Unternehmen diese Anforderungen erfüllt.

1. Was ist Artikel 37 der DSGVO?

Artikel 37 der DSGVO befasst sich mit der Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB). Dieser Artikel ist besonders wichtig für Unternehmen, die regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten in großem Umfang verarbeiten. Der DSB ist eine zentrale Instanz für den Datenschutz und trägt dazu bei, dass die Datenschutzvorgaben der DSGVO eingehalten werden. In diesem Artikel wird geregelt, wann ein Unternehmen verpflichtet ist, einen DSB zu benennen, welche Aufgaben dieser hat und welche Anforderungen an den DSB gestellt werden.

2. Wann ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich?

Nach Artikel 37 DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

• Das Unternehmen verarbeitet regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten in großem Umfang, z. B. durch Profiling oder das Verarbeiten sensibler Daten (wie Gesundheitsdaten).
• Das Unternehmen ist eine öffentliche Behörde oder eine öffentliche Einrichtung, mit Ausnahme von Gerichten.
• Die Haupttätigkeit des Unternehmens besteht in der Verarbeitung von Daten, die einer regelmäßigen und systematischen Überwachung von betroffenen Personen unterzogen werden, etwa bei Marketingunternehmen oder großen Online-Plattformen.

Diese Regelungen sollen sicherstellen, dass Unternehmen, die ein hohes Volumen an personenbezogenen Daten verarbeiten oder besonders sensible Daten kategorisieren, die erforderlichen Vorkehrungen treffen, um den Datenschutz und die Privatsphäre zu gewährleisten.

3. Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte spielt eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung der DSGVO und übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben:

• Überwachung der Einhaltung der DSGVO: Der DSB ist dafür verantwortlich, dass das Unternehmen alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt, sowohl intern als auch extern. Dies umfasst die Erstellung und Durchführung von Datenschutzrichtlinien und -verfahren.
• Beratung und Schulung: Der DSB bietet Beratung und Schulungen für Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass alle im Unternehmen die Vorschriften und Bestimmungen der DSGVO kennen und einhalten.
• Überprüfung von Datenschutzfolgenabschätzungen: In Fällen, in denen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellen könnte, ist der DSB an der Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen beteiligt.
• Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde: Der DSB ist der Ansprechpartner für die Datenschutzaufsichtsbehörden und sorgt dafür, dass alle notwendigen Informationen und Nachweise bereitgestellt werden.

4. Anforderungen an den Datenschutzbeauftragten

Die DSGVO legt fest, dass der Datenschutzbeauftragte über bestimmte Qualifikationen verfügen muss, um seine Aufgaben ordnungsgemäß wahrzunehmen:

• Fachliche Qualifikation: Der DSB muss über umfassende Kenntnisse des Datenschutzrechts und der praktischen Umsetzung der DSGVO verfügen.
• Unabhängigkeit: Der DSB muss in seiner Funktion unabhängig sein und darf keine Interessenkonflikte haben, die seine Arbeit beeinflussen könnten.
• Ressourcen und Zugang: Der DSB muss genügend Ressourcen haben, um seine Aufgaben zu erfüllen, und muss direkten Zugang zur Geschäftsführung haben.
• Vertraulichkeit: Der DSB muss sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten, die ihm im Rahmen seiner Tätigkeit bekannt werden, vertraulich behandelt werden.

5. Was passiert, wenn kein Datenschutzbeauftragter benannt wird?

Unternehmen, die verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, aber dies nicht tun, riskieren erhebliche Strafen. Die DSGVO sieht hohe Bußgelder vor, die je nach Schwere des Verstoßes bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens betragen können. Darüber hinaus können Unternehmen, die keinen DSB benennen, Schwierigkeiten haben, die Anforderungen der DSGVO in Bezug auf Transparenz und datenschutzrechtliche Verantwortung zu erfüllen.

6. Wie wird ein Datenschutzbeauftragter benannt?

Die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten erfolgt in der Regel intern, indem ein Mitarbeiter für diese Funktion bestimmt wird, oder extern, indem ein externer Dienstleister beauftragt wird. Wenn das Unternehmen einen internen DSB ernennt, muss dieser die oben genannten Anforderungen an Fachkenntnis und Unabhängigkeit erfüllen. Ein externer DSB wird oft von spezialisierten Datenschutzberatungsfirmen oder Rechtsanwälten gestellt und bringt umfassende Expertise und Erfahrung im Datenschutzrecht mit.

7. Die Rolle des Datenschutzbeauftragten in der täglichen Praxis

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten beschränkt sich nicht nur auf die formelle Benennung und Beratung, sondern umfasst auch die laufende Überprüfung und Implementierung von Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen. Zu den täglichen Aufgaben gehören:

• Überprüfung der internen Prozesse zur Sicherstellung der Datenschutzvorgaben.
• Beratung und Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (z. B. mit Dienstleistern).
• Organisation von Schulungen und Workshops für Mitarbeiter, um ein Bewusstsein für Datenschutz zu schaffen.
• Durchführung von Audits und Risikoanalysen zur Identifizierung von Datenschutzproblemen und deren Lösung.
• Mitwirkung an der Erstellung und Aktualisierung von Datenschutzerklärungen und anderen relevanten Dokumenten.

8. Fazit: Warum die Benennung eines Datenschutzbeauftragten unerlässlich ist

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist eine zentrale Pflicht für viele Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Der DSB sorgt nicht nur dafür, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden, sondern trägt auch dazu bei, das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern zu gewinnen. Unternehmen, die ihre Datenschutzpflichten ernst nehmen, sichern sich so nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern schaffen auch einen Wettbewerbsvorteil, indem sie die Privatsphäre ihrer Kunden respektieren und schützen.

9. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann muss ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen?

Ein Datenschutzbeauftragter muss ernannt werden, wenn ein Unternehmen regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten in großem Umfang verarbeitet oder öffentliche Aufgaben wahrnimmt. In vielen Fällen ist dies auch dann erforderlich, wenn das Unternehmen sensible Daten verarbeitet.

Kann ein Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten einstellen?

Ja, ein Unternehmen kann einen externen Datenschutzbeauftragten beauftragen, der über die erforderliche Fachkenntnis und Erfahrung im Datenschutzrecht verfügt.

Was passiert, wenn kein Datenschutzbeauftragter benannt wird?

Unternehmen, die einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen und dies nicht tun, riskieren hohe Bußgelder gemäß der DSGVO sowie mögliche Reputationsschäden.

Wie finde ich einen geeigneten Datenschutzbeauftragten?

Ein geeigneter Datenschutzbeauftragter sollte über fundierte Kenntnisse des Datenschutzrechts verfügen und idealerweise praktische Erfahrung in der Umsetzung der DSGVO in Unternehmen haben. Eine externe Datenschutzberatung kann eine gute Lösung für kleinere Unternehmen sein.

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